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Programmierer, so lautet ein populäres Bonmot, sind Maschinen, die Koffein in Code verwandeln. Das trifft auch auf viele andere Freiberufler zu. Der hohe Koffeinbedarf hängt damit zusammen, dass Freelancer allzu oft genau dann arbeiten, wenn ihr Gehirn sich lieber auf Stand-by schalten und zur Ruhe begeben möchte, nämlich nachts.

Sogar ein Buch gibt es schon, das sich mit diesem Phänomen und seinen Ursachen beschäftigt (“Why Programmers work at Night“). Gesund ist die Nachtarbeit nicht, ebenso wenig wie das ständige Zuviel an Arbeit und ein paar andere Arbeits- und Lebensgewohnheiten, die vielen Freiberuflern zu eigen sind.

Work-Life-Balance in Schieflage geraten

Nach Ansicht von Karol Krol, einem polnischen Blogger, Programmierer und Internetunternehmer, stehen viele Freelancer kurz vor dem Burnout, ohne es zu merken. Wir sagen Freiberuflern, woran sie feststellen können, dass ihre Work-Life-Balance bedrohlich in die Schieflage geraten ist.

1. Sie arbeiten oft bis spät in die Nacht

Menschen sind keine Eulen und keine Fledermäuse, sondern biologisch eindeutig tagaktive Tiere. Sie sehen gut am Tag und schlecht in der Nacht. Sich einzureden, man sei nachts am produktivsten oder könne nachts “einfach am besten arbeiten”, ist in aller Regel Selbstbetrug. Wer nachts kein Ende findet, hat entweder insgesamt zu viel Arbeit oder schafft es nicht, sich tagsüber Ablenkungen zu entziehen.

2. Sie kommen morgens nicht in Gang

Natürlich: Kalt duschen, ein schneller Kaffee und 20 Minuten nach dem Weckerklingeln am Schreibtisch sitzen – das schaffen die wenigsten. Aber wer auch zwei oder drei Stunden nach dem Aufstehen nicht in der Lage ist, die ersten Dinge auf der To-do-Liste anzugehen, hat ein Problem. Ein Grund kann – natürlich – chronische Müdigkeit sein, ein anderer die Tatsache, dass Sie Ihren Arbeitstag nicht als begrenztes, achtstündiges Gebilde betrachten. Sie sind eigentlich immer im Arbeitsmodus – und haben deshalb auch nie Freizeit.

3. Sie haben keine Zeit für Entspannung

Nie abzuschalten, ist hochgradig gesundheitsgefährdend. Gerade Menschen, die grundsätzlich viel leisten können und wollen, brauchten unbedingt Erholungsphasen, damit ihre Kraft erhalten bleibt. Dabei genügt es nicht, auf dem Sofa zu liegen und über den nächsten Job nachzudenken. Denn auch das Gehirn braucht Entspannung. Wer es ihm nie gönnt, ist allein schon deshalb ein Burnout-Kandidat.

4. Ihre Standardantwort ist: Keine Zeit!

Wie oft haben Sie zuletzt gesagt: “Ich kann nicht, bin gerade im Stress!”, wenn ein Freund mit Ihnen ein Bier trinken gehen wollte? Wenn Sie seit drei Wochen oder mehr außer Arbeiten nichts gemacht haben, dann stimmt etwas nicht. Ein Leben, das ausschließlich aus Arbeit besteht, kann nicht Ihr Ziel sein.

5. Jobs werden nicht pünktlich fertig

Das kann natürlich ganz unterschiedliche Gründe haben: insgesamt zu viel Arbeit, schlechte Organisation, schlechtes Briefing durch den Auftraggeber etc.
Der häufigste und gefährlichste Grund hängt allerdings eng mit Punkt zwei dieser Liste zusammen: Dadurch, dass sie immer im Arbeitsmodus sind und ihr Arbeitstag gefühlt 24 Stunden hat, gaukelt das Unterbewusstsein Ihnen vor, Sie hätten für alles unendlich viel Zeit. Also gibt es auch keinen Grund, sofort mit irgendwas anzufangen.

6. Keine Zeit für eigene Projekte

Freiberufler zu sein bedeutet, Freiheiten zu haben. Zum Beispiel die, neben den Jobs für Ihre Kunden eigene Projekte anzuschieben. Doch ein solches Projekt zu starten ist eine Sache, es anschließend auch durchzuziehen, eine andere. Wenn Sie mindestens ein Projekt haben, an das Sie glauben, das aber schon seit einem halben Jahr darauf wartet, weiterverfolgt zu werden, sollten Sie sich fragen, warum Sie ursprünglich gerne Freiberufler sein wollten.

7. Sie haben keine Hobbys

Oder doch, haben Sie natürlich schon, aber Sie kommen schon ewig nicht mehr dazu. Das Klavier ist seit einem Jahr so verstimmt, dass es keinen Spaß mehr macht. Den Klavierstimmer anrufen? Keine Zeit. Siebzig Euro kostet der Fitness-Club Sie jeden Monat, aber Sie haben keine Ahnung, wann Sie zuletzt dort waren.

8. Sie lesen fast nie mehr ein Buch

Klar, auch viele Angestellte tun das nicht. Aber für fast alle fällt Lesen in die Rubrik: Dinge, die ich schon lange mal wieder tun wollte. Wer Bücher liest, beweist sich selbst, dass er zumindest gelegentlich gerne auf andere Gedanken kommen möchte. Und dass er entschlossen ist, sich auch mal zu entspannen.

9. Freundschaften schlafen ein

Mehrere Menschen, die Ihnen lieb und teuer sind, haben Sie seit Monaten nicht mehr gesprochen. Nehmen Sie sich vor, einmal pro Woche zum Hörer zu greifen und Menschen anzurufen, die ihnen wichtig sind. Oder die Ihnen mit gutem Grund einmal wichtig waren.

Stress

… und ziehen Sie Yoga und weitere Meditationsübungen in Betracht. Diese Übungen sind die besten Mittel gegen Stress und tragen dazu bei, Stressgefühle abzubauen. Ganz abgesehen vom gesundheitlichen Nutzen dienen die Trainings auch dazu, den Stress besser zu managen.

Obwohl wir natürlich seit unserer Geburt atmen, wissen die meisten von uns nicht, wie man richtig atmet. Viele atmen in einer oberflächlichen Art und Weise – besonders in stressbetonten oder unruhigen Zeiten. Tiefes Atmen durch den Bauch kann zur inneren Ruhe beitragen. Und es hilft, in unbequemen und angespannten Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren.

Wer sich die Zeit nimmt um darüber zu sprechen, wie die vielen Veränderungen und Schwierigkeiten am Arbeitsplatz die einzelnen Mitarbeiter bewegen, kann die Arbeitsmoral heben. Es ist ein Fehler zu glauben, Menschen seien nicht verängstigt und besorgt und der Arbeitsplatz sei davon nicht betroffen.

Die Zeiten sind angespannt und schwierige Veränderungen in Organisationen sind die Regel. Daher sind Ehrlichkeit, Glaubwürdigkeit und Offenheit so wichtig. Heute ist es mehr als je zuvor entscheidend, eine positive Einstellung in der Belegschaft auszulösen. Stellen Sie Fragen, die zu Lösungen ermuntern wie “Was läuft heute gut, was sind unsere Stärken, wie möchten wir, dass dieses Unternehmen aussieht?”

Leute arbeiten intensiver für das, woran sie glauben und was sie zur Schaffung beigetragen haben. Das ist ein entscheidender Punkt, der während einer tiefgreifenden Umgestaltung am Arbeitsplatz geprüft werden muss. Was das mögliche Ausmaß des Arbeitsplatz-Wandels betrifft, sollten Mitarbeiter frühzeitig in die Entwicklung einbezogen werden.

Bücher, Gruppen, Familie und enge Freunde sowie Trainer können wichtige Quellen sein, um sich den eigenen Gefühlen bewusster zu werden. Auch kann man dadurch leichter lernen, mit diesen Gefühlen umzugehen, um sich über sein Verhalten im Klaren zu werden. Besonders sollte man darauf achten, wie man andere Menschen anspricht.

Was man tut oder lässt, hat direkten Einfluss darauf, was Mitarbeiter glauben, was akzeptabel ist. Seien Sie ein überzeugendes Beispiel dafür, dass ein ausgeglichenes Verhältnis zwischen Beruf und Privatleben von Bedeutung ist. Essen Sie mit anderen zu Mittag und motivieren Sie Kollegen dazu mitzukommen. Auch Spaß und Lachen am Arbeitsplatz sind erwünscht, da dies Stress reduzierende Faktoren sind.

Wer sich immer nur auf das Negative konzentriert, tut weder seiner Gesundheit noch seiner Denkweise einen Gefallen. Und seien wir ehrlich: Der Anteil an positiven und erbaulichen Geschichten in den Nachrichten fällt eindeutig spärlich aus. Es ist extrem wichtig, sich so gut wie möglich von jeglichem Trübsal abzukapseln und wieder mit Leuten Kontakt aufnehmen bzw. Dinge zu tun, die Spaß machen.

Konzentrieren Sie sich auf den Kern Ihrer Arbeit. Jetzt ist Zeit, mit den Mitarbeitern Prioritäten zu setzen und sich darüber Gedanken zu machen, welche Projekte einen perfekten Lösungsansatz erfordern. Nicht jedes Projekt kann an oberster Stelle stehen. Gerade in wirtschaftlich angespannten Zeiten sind Brainstorming-Sitzungen wichtiger denn je.

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Geht es um die richtige Notiz-App, fällt die Entscheidung im Regelfall zwischen OneNote von Microsoft und Evernote, das inzwischen dem italienischen Softwareunternehmen Bending Spoons gehört.

• OneNote ist seit dem Jahr 2003 auf dem Markt und wurde 2007 in Microsofts Office-Suite aufgenommen (die meisten Versionen laufen inzwischen unter dem Namen Microsoft 365). Zudem wird OneNote auch mit Windows 10 und 11 gebündelt und als eigenständiges Produkt kostenlos angeboten. Das eröffnet eine potenzielle Nutzerbasis von rund einer Milliarde Systemen.

• Evernote feierte im Jahr 2008 sein Marktdebüt und erfreut sich seither stetig wachsender Nutzerzahlen. Unternehmensangaben zufolge sind es inzwischen weltweit rund 225 Millionen User.

Sowohl OneNote als auch Evernote sind für alle wichtigen Desktop- und Mobile-Betriebssysteme verfügbar. Beide sind in der Lage, Notizen mit allen Geräten und dem Internet zu synchronisieren und beide versprechen, die einzige notwendige App für Notizen zu sein. Stellt sich die Frage: Was ist die bessere Wahl für Business-Nutzer?

Wir haben uns die jeweils aktuellen Versionen beider Notiz-Apps für Windows, macOS, iPadOS, iOS und Android angesehen und sagen Ihnen, worin sich OneNote und Evernote im Wesentlichen unterscheiden.

One Note: Organisationskrösus

OneNote ist eine vollwertige Anwendung. Mit ihr können Sie einfache oder komplexe Notizen von Grund auf neu erstellen, sie in durchsuchbaren Notizbüchern organisieren und mit einer Vielzahl von Plattformen synchronisieren – zum Beispiel Windows-PCs, Macs, iPads und iPhones sowie Android-Geräten.

Außerdem strotzt Microsofts Notiz-App nur so vor Werkzeugen – beispielsweise um:

• Notizen zu erstellen und zu bearbeiten,

• zu zeichnen,

• Audio- und Videoaufnahmen zu erstellen,

• Bilder zu scannen oder

• Tabellenkalkulationen einzubetten,

OneNote wird allmählich immer stärker in die Microsoft-365-Suite integriert. Für Unternehmen ist die Live-Zusammenarbeit besonders wichtig und sie funktioniert hier ebenso so wie in anderen Microsoft-365-Anwendungen. Besonders gut lässt sich OneNote dabei in Microsoft Teams integrieren: Notizbücher lassen sich Teams hinzufügen – jeder innerhalb des Kanals kann diese anschließend anzeigen und bearbeiten (entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt).

Web-Clipping

So gut OneNote auch sein mag, wenn es darum geht Notizen zu erstellen: Es bleibt hinter den beträchtlichen Möglichkeiten von Evernote zurück, wenn es um das Clipping von Webinhalten geht. Dazu bietet OneNote ein Browser-Addon (Microsoft Edge, Google Chrome und Mozilla Firefox) namens OneNote Web Clipper. Mit diesem Tool können Sie Screenshots in OneNote speichern – wenn es denn so funktioniert wie es soll.

Versionsunterschiede

Die Windows-Version von OneNote kann mit der vollen Bandbreite an Tools glänzen. Im Vergleich bietet Evernote nicht annähernd so viele ausgefeilte Tools. Die Versionen für Web, Android, iPadOS und macOS fallen hingegen ab. Sie sehen zwar ähnlich aus wie die Windows-App, bieten im Vergleich aber weniger und teilweise eingeschränkte Funktionen. So können Sie hier etwa keine Tabellenkalkulationen integrieren oder Videoinhalte aufzeichnen. Die iOS-Version hebt sich hingegen mit einer schlanken Benutzeroberfläche ab, die darauf optimiert ist, schnell Notizen zu erstellen oder zu bearbeiten.

KI-Funktionen

Seit Mitte Januar 2024 bietet Microsoft mit Copilot Pro KI-Integration im Abomodell an – auch für OneNote.

Storage und Preise

OneNote synchronisiert seine Inhalte mit all Ihren Geräten und mit dem Internet über Microsoft OneDrive oder SharePoint. OneNote ist in Microsoft 365 enthalten. Ohne M365-Abo erhalten Sie bis zu 5 GB Cloud-Speicherplatz. Zusätzlichen Speicherplatz können Sie zukaufen. Wenn Sie (oder Ihr Unternehmen) ein Microsoft-365-Abonnement abschließen, erhalten Sie wesentlich mehr Speicherplatz: zwischen 100 GB und 6 TB – je nachdem, für welchen Plan Sie sich entscheiden.

Evernote: Web-Clipping-King

Evernote ist ein ganz anderes Kaliber als OneNote. Es bietet zwar die gleichen Grundfunktionalitäten: die Möglichkeit, Notizen zu erstellen, zu organisieren und mit mehreren Plattformen (Windows, macOS, iPadOS, iOS, Android, Web) zu synchronisieren. Dabei bietet die App im Vergleich zu OneNote allerdings eine signifikant farbenfrohere und einladendere Benutzeroberfläche – und eignet sich hervorragend, um Web-Content auszuschneiden und abzuspeichern.

Der Startbildschirm von Evernote bietet diverse Widgets für den schnellen Zugriff auf Notizen, Notizbücher, kürzlich aufgenommene Bilder und vieles mehr. Ein zusätzliches Suchfeld garantiert zudem, dass Sie immer finden wonach Sie suchen. Die Widgets auf Ihrem Startbildschirm können Sie ganz nach Ihren Wünschen hinzufügen oder entfernen.

Evernote bietet allerdings nicht annähernd so viele Werkzeuge zur Erstellung von Notizen wie OneNote. Zu den verfügbaren Features gehören zum Beispiel:

• Texte erstellen, bearbeiten und formatieren,

• Tabellen, Dateien und Bilder einbetten,

• Unterstützung für Touch-Devices und -Stifte,

• Integrierbare Audio- und Videoaufnahmen und

• Integration mit Google Calendar (für Outlook geplant) und Google Drive;

Web Clipping

Die Stärke von Evernote liegt wie eingangs bereits erwähnt darin, Inhalte aus dem weltweiten Netz zu erfassen und zu organisieren. Das dazu integrierte Web-Clipping-Tool funktioniert beispielhaft und läuft als Browser-Addon (für Chrome, Firefox, Internet Explorer, Microsoft Edge, Safari und Opera). Die Funktionen variieren dabei je nach Browser leicht. Im Allgemeinen bieten Google Chrome und Microsoft Edge dabei das zuverlässigste Erlebnis.

Die Inhalte, die Sie mit Evernote aus dem Netz ziehen, lassen sich auch mit Tags versehen und zu Notizen hinzufügen. Darüber hinaus verfügt der Clipper auch über nützliche Markierungswerkzeuge für Screenshots. Erstellte Notizen dürfen selbstverständlich auf Knopfdruck mit spezifischen Kollegen oder auch über soziale Medien geteilt werden.

Versionsunterschiede

Die Windows-, Mac-, iPadOS-, iOS-, Android– und Web-Versionen von Evernote weisen alle ein ähnliches Erscheinungsbild auf und verfügen über die gleichen Widgets und dasselbe Layout.

KI-Funktionen

Auch Evernote integriert inzwischen künstliche Intelligenz. Zum Beispiel in Form von KI-Transkriptionen, semantischen Suchen und auch in Form eines Assistenten:

Storage und Preisgefüge

Die Basisversion von Evernote ist kostenlos, jedoch auf 60 MB neue Notizen pro Monat sowie die Synchronisierung zwischen zwei Geräten limitiert – und enthält keine erweiterten Funktionen.

Abonnement-Pläne erschließen weitere Features, beispielsweise die Möglichkeit, Notizen in Präsentationen umzuwandeln, PDFs und Anhänge zu durchsuchen und die Integration mit weiteren Services wie Slack und Microsoft Teams.

• Das Starter-Abo richtet sich dabei an Einzel- beziehungsweise Privatpersonen und kostet 6,65 Euro pro Monat (oder 79,90 Euro pro Jahr).

• Das Advanced-Abo ist auf Power User ausgelegt und kostet 16,66 Euro pro Monat (oder 199,99 Euro jährlich).

• Enterprise-Pläne werden hingegen individuell auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten und bieten unter anderem gemeinsame Arbeitsbereiche, dedizierten Support und zentrale Management-Tools.

OneNote oder Evernote?

Wenn Sie in erster Linie ein Tool suchen, mit dem Sie auf einfache Weise Inhalte aus dem Internet erfassen, organisieren und finden können, sollten Sie zu Evernote greifen. Wollen Sie einfach nur Notizen erstellen und diese bestmöglich organisieren – oder nutzen bereits Microsoft 365 – dann dürften Sie mit OneNote glücklich werden. Oder Sie verwenden beide Apps einfach in Kombination. (fm)

Dieser Beitrag ist im Original bei unserer Schwesterpublikation Computerworld.com erschienen.

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In vielen Unternehmen stoßen IT-Sicherheitsrichtlinien auf Widerstand, da Mitarbeitende sie als hinderlich oder praxisfern empfinden. Dies erschwert die Umsetzung, untergräbt die Wirksamkeit und belastet die Zusammenarbeit zwischen der Sicherheitsabteilung und den Fachbereichen. Statt als Partner wird Cybersecurity oft als Bremser wahrgenommen – ein fatales Sicherheitsrisiko. Für CISOs (Chief Security Information Officer) bedeutet das, dass neben technisch korrekten Richtlinien vor allem die Akzeptanz im Alltag entscheidend ist. Ein neuer Ansatz mit empathischem Policy-Engineering und strategischer Sicherheitskommunikation fördert eine nachhaltige Sicherheitskultur.

IT-Sicherheit: Arbeitsdruck und soziale Einflussfaktoren

In vielen IT-Abteilungen herrscht die Ansicht, dass Anwender wenig motiviert sind, Sicherheitsvorgaben einzuhalten. Unternehmen setzen auf Sanktionen und Schulungen, um regelkonformes Verhalten zu erzwingen. Ein zwei-tägiges Experiment, das untersucht, wie sich Sicherheitsdesigns auf richtlinienkonformes Nutzerverhalten auswirken, zeigte jedoch: Hatten Teilnehmende anfänglich noch eine positive Einstellung gegenüber Sicherheitsrichtlinien, wurden diese unter steigendem Arbeitsdruck zunehmend als hinderlich empfunden, was vermehrt zu Regelverstößen führte. Stress und situative Faktoren hatten einen spürbaren Einfluss auf das sicherheitsrelevante Verhalten der Teilnehmenden.

Sicheres Verhalten entsteht also nicht allein durch Wissensvermittlung, sondern hängt stark von der individuelle Risikoeinschätzung und den konkreten Alltagssituationen ab. Nutzer handeln nicht immer so, wie es die Richtlinien vorsehen. Oft nicht aus Unwillen, sondern weil andere Faktoren überwiegen oder als wichtiger eingeschätzt werden. Ambitionierte Ziele, Zeitdruck und das Bedürfnis nach reibungsloser Zusammenarbeit stehen häufig im Widerspruch zu abstrakten Sicherheitsvorgaben. Diese Interessenkonflikte führen schnell zu Spannungen zwischen Security, IT und den anderen Fachbereichen. Das gefährdet letztlich die Sicherheitskultur.

Sicherheitsverantwortliche können an drei Punkten ansetzen, um dem entgegenzuwirken.

1. Die Anwender verstehen

CISOs sollten sich zunächst die Frage stellen, warum sich Nutzer nicht sicher verhalten. Eine Vielzahl von Faktoren spielen hier eine Rolle: Beispielsweise sind sich Anwender der Bedrohung nicht bewusst, sehen den Nutzen von sicherem Verhalten nicht oder empfinden Sicherheitsmaßnahmen als hinderlich für ihre Arbeit. Eventuell besteht auch ein Interessenkonflikt mit den Zielen der Nutzer oder sie stehen unter Zeitdruck. Oft fehlen schlicht die Mittel – beispielsweise, wenn Vorschriften einen sicheren Datenaustausch mit Zulieferern und Kunden fordern, aber den Mitarbeitenden keine Plattform für einen solchen Datenaustausch zur Verfügung gestellt wird – oder auch Vorbilder im Umfeld.

Vor der Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen ist es wichtig, widersprüchliche Ziele und Prioritäten der verschiedenen Interessensgruppen (IT-Abteilung, technische Abteilungen, Management, Verwaltung, Mitarbeitende in der Produktion) zu identifizieren und auszugleichen. Dies ist beispielsweise im Rahmen einer Stakeholder-Analyse möglich – einer Methode aus der Wirtschaftsinformatik, um die Präferenzen aller beteiligten Stakeholder zu erheben. Je mehr Sicherheitsverantwortliche über die Arbeitswirklichkeit und die Ziele der verschiedenen Bereiche wissen, desto besser gelingt es ihnen, Sicherheitsmaßnahmen dazu passend zu gestalten – was zu mehr Akzeptanz und am Ende einer erfolgreichen Umsetzung führt.

2. Sicherheitsrichtlinien mit Blick auf den Anwender gestalten

Unsicheres Verhalten wird häufig den Nutzern angelastet, dabei liegt das Problem oft in der Maßnahme selbst. In der IT-Sicherheitsforschung liegt der Fokus häufig auf dem individuellen Verhalten der Nutzer – beispielsweise auf der Frage, ob sicheres Verhalten von Persönlichkeitsmerkmalen abhängt. Vernachlässigt wird dabei die Frage, wie gut Sicherheitsmaßnahmen überhaupt zur Arbeitsrealität passen – sprich, wie wahrscheinlich es ist, dass sie im Alltag akzeptiert werden.

Für jede Bedrohung gibt es meist mehrere verfügbare Sicherheitsmaßnahmen. Doch Unterschiede in Aufwand, Akzeptanz, Kompatibilität oder Komplexität werden in der Praxis oft nicht berücksichtigt. Stattdessen treffen Sicherheits- oder IT-Abteilungen Entscheidungen häufig ausschließlich auf Grundlage technischer Aspekte.

Um wirksame IT-Sicherheitsrichtlinien zu etablieren, müssen diese nicht nur technisch korrekt sein – sie müssen auch aus Mitarbeitersicht sinnvoll und praktikabel sein. Der Schlüssel dazu liegt im empathischen Policy Engineering: Sicherheitsvorgaben sollten so gestaltet sein, dass sie verständlich sind, akzeptiert werden und mit den alltäglichen Arbeitszielen vereinbar sind. Das gelingt am besten, wenn Mitarbeitende frühzeitig in die Entwicklung eingebunden werden – inklusive ihrer Zielkonflikte und praktischen Herausforderungen.

Ein anschließender Pilotversuch hilft dabei, potenzielle Stolpersteine und Hindernisse frühzeitig zu erkennen und die Maßnahmen entsprechend nach zu justieren. Es hat sich bewährt, dabei mit den “Early Adopters” zu starten – also der Gruppe an Anwendern, die Neuerungen gegenüber aufgeschlossen ist und im Anschluss konstruktives Feedback geben kann. Dieses sollte vor dem großen Roll-out berücksichtig werden. So kann eine Sicherheitskultur entstehen, die wirkt – und im Alltag tatsächlich gelebt wird.

3. Sinnvoll kommunizieren: Der RESPECT-Ansatz

Aktuell werden Sicherheitsmaßnahmen und -richtlinien häufig in einer Art und Weise kommuniziert, die Anwender nicht in ihrer Arbeitsrealität abholen, weil sie gar nicht darauf abzielen, dass Mitarbeitende sich damit beschäftigen und motiviert werden: Etwa über Anweisungen, Standard-Online-Trainings oder zu verspielte Formate wie Comics, die Mitarbeitende nicht ernst nehmen. Besser funktioniert das mit dem RESPECT-Ansatz: Er setzt auf Kommunikation auf Augenhöhe, statt auf Verbote und Strafen.

Der entscheidende Unterschied: Mitarbeitende werden als kompetente, verantwortungsvolle Erwachsene behandelt. Im Zentrum steht ein empathischer Blick auf ihre Bedürfnisse und Arbeitsrealitäten – ohne die Sicherheitsziele aus den Augen zu verlieren.

Es gibt mehrere Techniken, um die Kommunikation von Sicherheitsrichtlinien erfolgreich zu gestalten und Konflikte zu vermeiden:

Taktische Empathie: Diese schafft Anerkennung, stärkt Vertrauen und sorgt so dafür, dass sich Mitarbeitende gehört fühlen und bereit sind, sicherheitsrelevante Informationen anzunehmen.

„Help me to help you“ anstelle von „Nein“: Statt Sicherheitsvorgeben durchzusetzen, können CISOs mit gezielten „Wie“-Fragen Anwender dazu anregen, über die vorgeschlagenen Lösungen nachzudenken. Wenn Anwender Änderungswünsche zu den Sicherheitsvorgaben haben, sollte die Security nicht einfach nur ‘Nein’ sagen. Eine Rückfrage dazu, was die Mitarbeitenden selbst vorschlagen, um sowohl die Sicherheitsvorgaben einzuhalten als auch effizientes Arbeiten zu ermöglichen, ist sinnvoll. So entsteht ein Dialog und es ist leichter, einen für alle Beteiligten tragbaren Kompromiss zu finden.

Praxiserfahrung statt grauer Theorie: Ein Trainingskonzept, das auf direkte Erfahrung setzt, konfrontiert Teilnehmende mit realistischen Szenarien – etwa Cyberangriffe wie Phishing, Ransomware oder USB-Angriffe. Sie erleben hautnah in einer realitätsnahen Umgebung, die typische Arbeitsplätze in kleinen und mittleren Unternehmen abbildet, wie Cyberangriffe ablaufen. So entsteht ein tiefes, nachhaltiges Verständnis für IT-Sicherheit. Statt Belehrungen stehen der Mensch und das Erleben im Mittelpunkt.

Fazit: CISOs als Gestalter wirksamer Sicherheitskultur

Der geringe Erfolg vieler Sicherheitsmaßnahmen liegt nicht allein an den Nutzenden – oft sind es unrealistische Vorgaben, fehlende Einbindung und unzureichende Kommunikation. Für Sicherheitschefs bedeutet das: Statt auf Erziehung und Sanktionen zu setzen, braucht es einen strategischen Paradigmenwechsel. Sie sollten zu einer Art Emphatic Policy Architekt werden, dessen Sicherheitsstrategie nicht nur technisch funktioniert, sondern auch menschlich überzeugt. Er gestaltet Rahmenbedingungen, in denen sich sichere Entscheidungen selbstverständlich in den Arbeitsalltag einfügen. Dafür braucht es ein gutes Gespür für Zielkonflikte, Kommunikation auf Augenhöhe – und die Fähigkeit, Sicherheit als gemeinsamen Wert im Unternehmen zu verankern. (jm)

Lesetipp: So erfüllen Sie Ihre Compliance-Anforderungen