Как използвам елементи от Scrum / Kanban / GTD за управляване на задачи в личния ми живот

(Първо публикувано на Aug 8, 2021)

Ето едно нещо, с което експериментирам отскоро: да прилагам елементи от Scrum и Kanban за управление и на личния ми живот. 😅

Не става дума за това да си правя daily-та сам (😂), а по-скоро просто за това да имам събрани на едно място всичките ми задачи, ясно описани и с определена следваща стъпка за постигането им. 😎

За мен лично забелязвам, че това най-много помага с дребни прости задачи от рода на “Купи X”, “Намери онлайн информация за Y” или по-сложни задачи (с една или повече подзадачи) като например “Създай план за Z”. За повтарящи се задачи като например “Всеки ден прави X за Y минути” не използвам тази система (за тях си изграждам навик и отбелязвам в приложение на телефона си, но за това ще говоря някой друг път).

Идеята е, че както например в Jira може би имаш Kanban board, a в него списъци като “backlog”, “in progress” и “done” с различни задачи/подзадачи по даден софтуерен проект (с може би някакви приоритети, дати и така нататък), можеш да приложиш същото и за личния си живот!

Как изглежда на практика? Аз лично го правя ето така.

Първо си имам един списък “Collection” и там са всичките задачи, които искам да изпълня, но за които все още не съм определил каква е следващата стъпка. Тук просто записвам нещата, които са се появили в главата ми, за да не заемат “умствена RAM памет” и да не ме тормозят (правя един вид нещо като “brain dump”).

Идеята за този списък не я взех от Scrum/Kanban, a от GTD (система за продуктивност на David Allen — много полезна, btw, дори и в професионална среда). Важно е периодично да минавам през необработените задачи в “Collection” (да изясня дали въобще ще правя нещо и ако да, какво е).

Имам си друг списък “Todos” (с прости задачи като тези, които споменах горе) и трети списък “Projects” (със задачи, които имат и подзадачи). В тези списъци всяка задача е ясно дефинирана и ми е ясно каква е следващата стъпка и как точно мога да я изпълня (няма неясноти, защото ако има, най-вероятно просто ще отлагам това да работя по задачата 😅).

Отделно понякога си слагам и дати на задачите (ако знам, че нещо ще е релевантно чак в определен ден) или я вдигам нагоре (ако е изключително важна и трябва да я изпълня веднага). Тези списъци са ми все едно “in progress” (и реално мисля, че могат да се слеят и в един общ списък, но засега предпочитам простите задачи да са разделени от сложните). Нямам списък “done”, защото приложението, което ползвам (Google Tasks) автоматично запазва завършените от мен задачи.

И последно имам един списък “Backlog” с допълнителни прости и сложни задачи. Идеята е да не пълня другите два списъка с прекалено много задачи, защото ако са прекалено много наведнъж, това ме парализира и ме отказва да работя. Затова най-добре в другите два списъка да са само малка част от задачите (а когато свърша тях, мога да взема още някои задачи от този backlog).

В оптимален случай мисля, че най-добре да имаш няколко сложни задачи наведнъж (2–3) и малко повечко прости задачи (може би към 10–20 — не е много, защото обикновено тези задачи се изпълняват сравнително бързо).

Важно е да се отбележи, че този последен списък не е същият като “Collection”, защото за разлика от другия, в него всичко е ясно дефинирано (всяка сложна задача си има ясна следваща подзадача, а всяка проста задача е ясна и постижима).

И това е общо взето! Успех! 😎