Das kostenlose Programm Mailstore Home löst Ihre Speicherplatzprobleme mit Freenet, Gmail, GMX, Outlook.com, T-Online und Web.de. Diese Mail-Provider sind auch deshalb so populär, weil sich ihre E-Mail-Dienste kostenlos nutzen lassen. Eine Mailadresse bei einem der Freemailer ist mit wenigen Angaben und Mausklicks eingerichtet, schon kann die Kommunikation starten.
Doch nach einiger Zeit wird vielen Nutzern bewusst, dass der Gratis-Nutzung durchaus Grenzen gesetzt sind: und zwar durch die Limitierung des Speicherplatzes beim Provider. Während Google und Microsoft gratis jeweils 15 GByte Mailspeicher zur Verfügung stellen, bietet die Mehrheit der genannten Anbieter gerade einmal 1 GByte.
Und dieser Platz ist unter anderem deshalb schnell aufgebraucht, weil E-Mail aus Gewohnheit weiterhin auch zum Versenden von Bildern, Dokumenten und anderen Anhängen verwendet wird.
Da reichen schon 100 ver- und zugeschickte Anhänge > 10 MByte, um die vorhandene Speicherkapazität auszuschöpfen.
Was, wenn das kostenlose Limit erreicht ist?
Gar nichts zu tun, ist deshalb keine Option, weil Sie danach weder E-Mails verschicken noch empfangen können. Elektronische Nachrichten oder zumindest platzfressende Anhänge von Hand zu löschen, ist zum einen mühsam.
Zum Zweiten fehlen im Zweifel später gerade die gesuchten Inhalte. Prinzipiell ließe sich der Mailaccount vom gängigen IMAP-Standard auch auf das alte POP3-Protokoll umstellen.
Das hat den Vorteil, dass dabei alle neu eingegangenen Nachrichten nach dem Abrufen standardmäßig vom Providerserver gelöscht und nur noch lokal gespeichert werden.
Doch POP3 hat den entscheidenden Nachteil, dass die Mails bei dieser Konfiguration nur auf einem Gerät zur Verfügung stehen, also am PC oder am Smartphone.
Der Gratis-Speicher der Freemailer, im Beispiel 1,5 GByte bei GMX, ist meist deutlich begrenzt. Zusätzlicher Speicherplatz für E-Mails kostet monatlich zwischen zwei und fünf Euro.
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Schließlich bieten die „Freemailer“ gegen Gebühr zusätzlichen Platz zum Speichern der E-Mails. Die Preise reichen von monatlich knapp zwei Euro bei Google, drei Euro bei der Deutschen Telekom bis zu knapp fünf Euro bei GMX. Die Gebühren summieren sich für zwölf Monate so auf immerhin bis zu 60 Euro pro Jahr.
Wichtig: Lassen Sie sich nicht durch vermeintlich höhere Angaben für den „Cloudspeicher“ täuschen: Dieser steht in aller Regel ausschließlich zum Speichern von Dateien zur Verfügung, nicht jedoch für Ihre Mails.
Nur Google unterscheidet bei seinen 15 GByte Gesamtspeicher nicht zwischen Mails und den übrigen Inhalten.
Mailstore Home räumt Speicher für neue E-Mails frei
Doch neben den bisher genannten Möglichkeiten existiert mit Mailstore Home eine weitere Alternative. Das Programm stellt Privatanwendern freien Speicherplatz für neue E-Mails völlig gratis zur Verfügung, arbeitet zuverlässig und ist komfortabel zu nutzen.
Der Clou der Freeware ist, dass Sie sämtliche Nachrichten samt Anhängen lokal archivieren und anschließend vom Providerserver löschen können.
Trotzdem lassen sich Ihre Nachrichten weiter durchsuchen sowie beantworten oder weiterleiten. Mailstore Home erstellt dazu Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv.
Die Bedienoberfläche von Mailstore Home: Die Funktion „E-Mails archivieren“ erzeugt mit wenigen Einstellungen ein Backup aller Nachrichten eines elektronischen Postfachs.
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Die Nachrichten lassen sich sogar aus verschiedenen Quellen, Programmen und Providern archivieren. Unterstützt werden unter anderem Microsoft Outlook und Thunderbird, die Internet-Postfächer von Gmail, GMX, Microsoft, T-Online und Co. sowie beliebige andere Postfächer über POP3 und IMAP.
Die Inhalte holt sich das Programm wahlweise direkt vom Server des Mailproviders oder aus den Exportdateien des lokal installierten Mailprogramms beziehungsweise des Webmailer-Tools.
Dabei ist die Archivierung nur eine von mehreren Funktionen. Weitere Einsatzszenarien für Mailstore Home nennt dieser Ratgeber am Schluss.
Das Programm ist für den privaten Gebrauch kostenlos, das Geschäftsmodell des deutschen Herstellers fußt auf kostenpflichtigen Dienstleistungen für Unternehmen.
Installation und erste Schritte mit Mailstore Home
Starten Sie die Installation von Mailstore Home und stimmen Sie der Lizenzvereinbarung zu. Im nächsten Schritt haben Sie die Wahl zwischen der normalen Installation („… auf diesem Rechner“) und der portablen Variante.
Letztere eignet sich vor allem für externe Speichermedien wie USB-Flashlaufwerke oder mobile Festplatten, dabei werden Programm- und Archivdaten zusammen in einem Verzeichnis gespeichert.
Die portable Installation bietet Zugriff auf das gesamte Archiv, ohne dass das Tool auf einem Rechner installiert sein muss. Für zu Hause empfiehlt sich jedoch das Setup auf Ihrem Windows-PC.
Erschrecken Sie bitte nicht, wenn das Programm zum Abschluss des Setups eine Fehlermeldung anzeigt. Der Grund ist schlicht, dass bislang noch kein Archiv zum Speichern vorliegt. Klicken Sie daher auf „OK –› Archiv anlegen“, legen Sie einen Speicherort auf der lokalen Festplatte fest und klicken Sie auf „Start“ und „Fertigstellen“.
Um Ihre E-Mails lokal vorzuhalten und dann im zweiten Schritt freien Speicherplatz auf dem Server Ihres Providers zu schaffen, klicken Sie nach dem Programmstart auf der Bedienoberfläche auf „E-Mails archivieren“. Unter „Profil erstellen“ tragen Sie links Ihre Mailadresse ein, fahren mit „Start“ fort, tippen das dazugehörige Passwort ein und bestätigen mit „OK“.
Mailstore Home versucht nun, die Kontoeinstellungen automatisch zu ermitteln, und bestätigt dies mit der Meldung „Mailstore hat ein neues Profil … für Sie erstellt. Klicken Sie doppelt darauf, um die Archivierung zu starten“.
Schlägt die automatische Konfiguration fehl, passen Sie die Einstellungen für den Mailabruf manuell an. Hilfe dazu finden Sie unter help.mailstore.com/de/home/E-Mails_archivieren.
Für Postfächer bei Gmail und Outlook.com klicken Sie auf „Erweitert“, wählen danach den Anbieter und führen die erforderliche Autorisierung im Browser durch.
Bei beiden Providern kam es wegen erhöhter Sicherheitsanforderungen in der Vergangenheit zeitweise zu Problemen.
Ein Mailarchiv („Profil“) lässt sich mit Mailstore Home wahlweise direkt über das Mailkonto, aus dem verwendeten Mailprogramm oder aus einer Backup-Datei erstellen.
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Der Neuaufbau eines kompletten Archivs kann abhängig von der Datenmenge und der Bandbreite Ihres Internetanschlusses einige Zeit dauern, die späteren Aktualisierungen erfolgen in Sekunden. Den Fortschritt zeigt ein separates Fenster mit einem grünen Balken.
Zwei Hinweise zum Verständnis der Arbeitsweise von Mailstore Home:
- Für die elektronischen Nachrichten eines zweiten Providers beziehungsweise Postfachs erstellen Sie ein weiteres Profil.
- Alternativ zum Onlineabruf erstellen Sie die Archivprofile über „E-Mail-Programme“ aus Microsoft Outlook oder Mozilla Thunderbird oder über „E-Mail-Dateien“ aus einem zuvor exportierten Daten-Backup.
Freier Gratis-Platz, Mailsuche und die Antworten-Funktion
Nach dem Anlegen des Archivs lehnen Sie sich erst einmal entspannt zurück. Schließlich verfügen Sie nun über ein Backup sämtlicher E-Mails dieses Postfachs mitsamt meist wichtiger Korrespondenz.
Mit dieser Sicherung im Hintergrund können Sie nun beispielsweise ältere Mails vom Server des Providers löschen, um so Platz im Gratis-Kontingent des Mailspeichers zu schaffen.
Dazu markieren Sie in Mailstore Home unter „E-Mails archivieren“ den Profilnamen des zuvor erstellten Profils und klicken bei der Zusammenfassung rechts auf „Eigenschaften –› Weiter“. Im nächsten Fenster erscheint der Hinweis, dass bislang keine E-Mails in Ihrem Postfach gelöscht werden.
Um das zu ändern, klicken Sie rechts daneben auf die Schaltfläche mit den drei Punkten und treffen nun – abhängig von den Platzerfordernissen – Ihre Auswahl: beispielsweise, dass die Software Nachrichten nach einigen Monaten vom Server löscht – im Archiv von Mailstore Home bleiben diese selbstverständlich erhalten!
Standardmäßig verbeiben beim Archivieren alle E-Mails auf dem Providerserver, ältere Nachrichten können Sie jedoch löschen und somit freien Speicherplatz generieren.
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Weil die gelöschten Nachrichten nun nur noch lokal gespeichert sind, kommt der Suchfunktion von Mailstore Home besondere Bedeutung zu. Damit die Suche auch die Mailanhänge berücksichtigt, klicken Sie auf der Bedienoberfläche links auf „Verwaltung“ und „Suchindex –› Ändern“.
Im nächsten Fenster aktivieren Sie alle vorgeschlagenen Dateiformate, weitere wie „rtf“ oder „html“ tragen Sie in der Zeile unten gegebenenfalls von Hand ein.
Bestätigen Sie zweimal mit „OK“, nun baut Mailstore Home den Index für die Suche mit allen Anhängen neu auf. Sobald dieser Vorgang abgeschlossen ist, können Sie die Suchfunktion mit allen Optionen verwenden.
Die Trefferliste lässt sich nach verschiedenen Kriterien sortieren. Haben Sie eine Mail markiert, ist die weitere Funktion „Suche in E-Mail“ oben besonders hilfreich: Damit finden Sie in längeren oder weitergeleiteten Nachrichten schnell die Stelle mit dem Suchbegriff.
Mailstore Home bietet umfangreiche Suchfunktionen, die Ihnen helfen, auch in Tausenden von E-Mails schnell die (und nur die) gewünschten Nachrichten zu finden.
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Bei älteren gelöschten E-Mails genügt es häufig schon, dass Sie sie überhaupt finden: also die Kenntnis zu Inhalt, Absender und Datum. Möchten Sie eine solche Mail jedoch beantworten oder weiterleiten, laden Sie sie wieder auf den Providerserver beziehungsweise zurück in das lokale Mailprogramm.
Dazu klicken Sie die betreffende E-Mail im Archiv oder in der Trefferliste mit der rechten Maustaste an. Im Kontextmenü wählen Sie „Exportieren nach“ und dann entweder Ihr Mailprogramm auf dem PC oder den Export zum IMAP-Postfach oder zu Gmail.
Während dieser Schritt mit Outlook und Thunderbird komfortabel und sofort erfolgt, müssen Sie sich bei den Onlinediensten erst anmelden und im IMAP-Szenario zudem die Serveradresse Ihres Mailproviders heraussuchen – zugegebenermaßen etwas umständlich.
Hinweis: Die exportierte Nachricht finden Sie jeweils im neu erstellten Ordner „Mailstore Export“ Ihres Postfachs.
Fazit und welche Funktionen Mailstore Home sonst bietet
Ein Backup der persönlichen E-Mails ist – wie bei allen wichtigen Daten – ein absolutes Muss. Schon aus diesem Grund lohnt es sich, Mailstore Home zu installieren und zu nutzen.
Weil das Programm unterschiedliche Schnittstellen und Formate unterstützt und vielfältig zu konfigurieren ist, eignet es sich für diverse weitere Szenarien, darunter das Freiräumen des Gratis-Speichers bei Freemailern. Die schnelle und leistungsstarke Suche inklusive sämtlicher Anhänge wurde schon genannt.
Hinzu kommen die Export- und Konvertierungsmöglichkeiten, die den Wechsel des Mailprogramms und -providers vergleichsweise einfach machen. Schließlich ist es einfach ein gutes Gefühl, unabhängig vom (US-)Provider jederzeit Zugriff auf seine Nachrichten zu haben.
Weitere Infos finden Sie auf der offiziellen Hilfeseite und bei der deutschsprachigen Community unter community.mailstore.com/de.