Ablenkungen vermeiden: So gestalten Sie Ihre Arbeitszeit effizienter

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Jeder Tag hat 24 Stunden und obwohl viele Unternehmer 60 Stunden und mehr pro Woche im Büro sind, scheinen die To-do-Listen oft endlos und die selbst gesteckten Ziele unerreichbar. Doch mit effizientem Arbeiten können Arbeitgeber Geld, Zeit, Personal und Rohstoffe sparen.

Effektivität versus Effizienz

Wie so oft beginnt die Veränderung im Kopf. Denn schon bei der Definition zweier auf dem Papier sehr ähnlich aussehender Wörter entstehen die ersten Missverständnisse. Denn ‘Effizienz’ und ‘Effektivität’ sind bei weitem nicht dasselbe.

Effektiv wäre es, mit einem Auto gegen eine Wand zu fahren, um dort einen Nagel einzuschlagen. Das Ergebnis wäre: Nagel ist in der Wand. Aber der Weg dorthin wäre dramatisch kompliziert, gefährlich und verschwenderisch.

Effizient dagegen ist es, den Hammer zu nehmen und den Nagel mit ein, zwei Schlägen in die Wand zu hauen. Auch hier ist das Ergebnis, dass der Nagel in der Wand steckt. Aber im Gegensatz zu Szenario eins gehen wir hier den Weg des geringsten Widerstandes, Risikos und Zeitaufwandes. Auf die Unternehmerwelt angewandt bedeutet das: Ein effizientes Unternehmen schafft mit dem geringstmöglichen Zeit- und Geldaufwand das bestmögliche Ergebnis.

Die folgenden drei Tipps zur Effizienzsteigerung am Arbeitsplatz sind äußerst wirksam und sofort anwendbar:

1. Maximieren Sie Ihr Energielevel

Der erste Ansatzpunkt zur Verbesserung der Effizienz im Unternehmen ist die Leistungsfähigkeit jedes Einzelnen. Denn nur ein ausgeruhter, gesunder Körper und Geist ist auch in der Lage, ein entsprechend hochwertiges Ergebnis zu produzieren. Bemühen Sie sich als Unternehmer daher immer darum, ihrem Team einen gesunden Lebensstil vorzuleben und zu ermöglichen.

Sorgen Sie dafür, dass Sie genügend Schlaf bekommen (sieben bis acht Stunden pro Nacht), sich einigermaßen ausgewogen ernähren und regelmäßig Sport und Pausen in Ihren Arbeitsalltag einbauen. Wenn Sie als Chef oder Führungskraft das Ihren Mitarbeitern vorleben, werden auch diese sich einen gesunden Lebensstil aneignen.

2. Legen Sie Zeitblöcke mit festen Terminen

Unserem Gehirn steht pro Tag nur eine limitierte Menge an Energie zur Verfügung. Auch dann, wenn wir die oben beschriebenen Tipps zur Maximierung unserer Leistungsfähigkeit beherzigen. Deshalb ist es umso wichtiger, dass wir keine Energie mit trivialen Entscheidungen und unwichtigen Aufgaben verschwenden.

Feste, im Kalender eingetragene Zeitblöcke für bestimmte Aufgabenfelder (etwa Vertrieb, Teamentwicklung, Unternehmensstrategie) sorgen für eine klare Zuordnung und Priorisierung täglicher To-dos. Das Gehirn muss sich so nicht morgens überlegen, welches der 93 offenen Punkte es zuerst angeht, sondern braucht sich nur an den Vorgaben des Kalenders zu orientieren.

3. Nutzen Sie die Tabata Methode: Oropax, Stoppuhr und los

Die Effizienz der meisten Selbstständigen und Unternehmer scheitert an dem fehlenden Fokus bei der Umsetzung. Ein Mitarbeiter klopft an die Tür und braucht “nur mal kurz Ihr Feedback”. Ein Kunde ruft an und hat “nur eine schnelle Frage”. Jede noch so kleine Ablenkung sorgt dafür, dass Sie Zeit und Energie verlieren, die dann wiederum bei der Bearbeitung der eigentlich anstehenden Aufgabe fehlt.

Sorgen Sie unbedingt dafür, dass nichts und niemand Sie während dieser Fokuszeiten ablenkt. Stellen Sie Ihr Handy in den Flugmodus und weisen Sie Ihre Sekretärin oder Ihren Sekretär an, niemanden durchzustellen, bis der Zeitblock vorbei ist.

Richtige Strukturen schaffen

Es braucht etwas Übung und vor allem die richtigen Strukturen, um effizientes Arbeiten im ganzen Unternehmen erfolgreich zu etablieren. Ist diese erste Hürde aber erst einmal genommen, profitieren davon langfristig das Unternehmen, seine Mitarbeiter und nicht zuletzt auch der Unternehmer selbst.