Meeting Management: 8 Tipps für ein effizientes Meeting

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Vor dem Büro des IT-Entscheiders bildet sich eine Schlange: Externe Dienstleister, interne Kunden, Vorgesetzte, Mitarbeiter und Kollegen – jeder will den IT-Chef sprechen. Seine Liste mit Meetings, Konferenzen und Vier-Augen-Gesprächen wächst und wächst. Ein Fehler, warnt unsere Schwesterpublikation Computerworld Canada. Einige Tipps sollen helfen, nicht zuviel Arbeitszeit durch Meetings zu verlieren.

1. Scheuen Sie sich nicht vor Absagen. Grundsätzlich gilt: Mancher IT-ler fürchtet offenbar, er gelte als Nerd, wenn er ein Meeting absagt. Das ist falsch, erklärt Jennifer Perrier-Knox von der Info-Tech Research Group aus London/Ontario. Nicht alle Meetings sind notwendig. Entscheiden Sie, wo Sie wirklich hinmüssen.

2. Bleiben Sie nur, so lange es interessant ist. Eine weitere Faustregel: Nicht jeder muss von Anfang bis Ende dabei sein. Nach dem wichtigen Teil zu gehen (beziehungsweise dann erst zu erscheinen), ist nicht unhöflich, sondern effizient.

3. Gehen Sie nirgendwohin, wo man Ihnen keine Agenda vorlegt. Dass die Teilnehmer von Hölzchen auf Stöckchen kommen, lässt sich im Vorfeld vermeiden: Das Festlegen einer Agenda hilft, das Meeting zu strukturieren. Um nachträgliche Punkte zu vermeiden, rät Donna Karlin von der Agentur A Better Perspective Business Coaching, die Agenda erst drei Tage vor dem Termin festzuzurren und allen Teilnehmern zu schicken.

4. Gehen Sie nirgendwo hin, wo es keinen Meeting-Leiter gibt. Ohne Führung geht es nicht, so Donna Karlin weiter. Sonst entgleist das Treffen zu schnell, und zwar zeitlich wie inhaltlich. Ihr Tipp: Wenn der Job des Meeting-Leiters rotierend besetzt wird, steigen Disziplin und Effizienz. Nebenbei ist es für jeden eine gute Übung, um Auftreten und Stimme zu verbessern.

5. Denken Sie daran, mit wem Sie reden. Ein weiterer Punkt, der Meetings ineffizient macht, liegt bei den IT-lern selbst. Denn die tendieren nach Beobachtung vieler Coaches noch immer zum IT-Sprech. Folge: Was sie sagen, wird nicht verstanden und folglich weder beachtet noch umgesetzt. Das Meeting war umsonst.

6. Nennen Sie konkrete Beispiele. Es trägt ebenfalls zur Effizienz bei, wenn der IT-Chef eine Lösung nicht als “Kostensparer” anpreist, sondern klar sagt: “Das kann in diesem und jenem Bereich Einsparungen von 20 Prozent erbringen” oder ähnliches.

7. Sie müssen ja nicht überall selbst hingehen. Karen Denega, Coach bei Cobalt Blue Consulting in Toronto, rät CIOs, ihre Meeting-Einladungen zu priorisieren. Nicht überall muss man selbst hingehen, sondern kann Mitarbeiter schicken.

Meetings als Mittel der Personalentwicklung

8. Auch an “die da unten” denken. Natürlich wird kein IT-Chef Meetings mit Vorgesetzten schwänzen. Die Coaches sind sich aber einig, dass Priorisieren nicht heißen darf, die Mitarbeiter zu vergessen. Face-to-Face-Gespräche mit ihnen sorgen dafür, dass der CIO die Stimmung in seinem Team kennt und die Fähigkeiten der Mitarbeiter einschätzen kann.

Meeting-Management zentralisieren

Über diese Tipps hinaus empfehlen die Analysten des US-Marktforschers Aberdeen, Meeting-Management zu zentralisieren. So sorge zum Beispiel ein für alle einsichtiger, zentraler Terminplaner für mehr Disziplin, elektronische Workflows senken Kosten. Immerhin entfallen drei Prozent der Gesamtausgaben eines Unternehmens auf Meetings und Events, so die Aberdeen.

Vorlage fürs Besprechungsprotokoll: So schreiben Sie das perfekte Protokoll im Meeting

10 Tipps für bessere Meetings

Mitarbeitern, die sich sichtbar langweilen, sollte für die Zukunft Abstinenz empfohlen werden.
Unterernährung ist in deutschen Büros selten. Kekse braucht niemand, die machen nur dick und schläfrig.
Ist der Konferenzraum schlecht geheizt, verkürzt sich die Dauer des Meetings spürbar.
Klare Moderation hilft und strafft. Vorne stehen muss dabei aber nicht immer der Chef. Es kann auch eine Praktikantin sein, die sich gerade in das Thema eingearbeitet hat.
Jedes Meeting mit mehr als sieben Menschen gilt als ineffektiv.
Wer fünf Themen ansetzt, lockt potenziell 30 Leute in den Konferenzraum, von denen die meisten nur ein Thema kennen, aber trotzdem zu allen fünf ihren Senf abgeben.
Von Hölzchen auf Stöckchen zu kommen und wieder zurück, kann amüsant sein, führt aber nirgendwo hin.
Schnelle Meetings im kleinen Kreis sollten ohne Stühle stattfinden. Das erhöht die Konzentration, außerdem kann dabei niemand mit seinem Smartphone spielen, ohne krass desinteressiert zu wirken.