Microsoft 365 erklärt

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CEO Satya Nadella kündigte im Juli 2017 mit Microsoft 365 (M365) eine “grundlegende Abkehr” von der bisherigen Art und Weise der Produktentwicklung an. Inzwischen hat sich das Produkt zu Microsofts Kernmarke im Bereich der Produktivitätssoftware entwickelt – und damit Office 365 in dieser Hinsicht weitgehend ersetzt.

Allerdings ist in den letzten Jahren nicht nur die Bandbreite der Anwendungen und Funktionen in Microsoft 365 gewachsen – Stichwort KI respektive Copilot. Auch die bereits initial etwas verwirrende Palette an Lizenzierungsoptionen wurde ausgebaut. Speziell für viele neue Funktionen fallen dabei zusätzliche Gebühren an, die über die Standardkosten für ein Microsoft-365-Abonnement hinausgehen.

In diesem Artikel lesen Sie:

• was Microsoft 365 ist und wie sein Konkurrenzumfeld aussieht,





• welche M365-Versionen aktuell zur Verfügung stehen,





• was diese kosten und





• wie es um die Add-ons für M365 bestellt ist.

Darüber hinaus erwartet Sie am Ende dieses Artikels ein umfassendes Glossar zu Microsoft 365.

Was ist Microsoft 365?

Microsoft 365 ist im Grunde genommen immer noch eine Sammlung von Microsoft-Software und -Services, die im Rahmen eines Abo-Modells verkauft wird. Sämtliche M365-Abonnements enthalten eine Version der jeweils wichtigsten Office-Anwendungen:

• Word (Dokumentbearbeitung),





• Excel (Tabellenkalkulation),





• PowerPoint (Präsentationen) sowie





• Outlook (E-Mail).

Das war es aber auch schon an übergreifenden Gemeinsamkeiten: Davon abgesehen variiert das spezifische Set an Software und Services je nach Microsoft-365-Preisplan (zum Teil erheblich). Das trägt auch dazu bei, dass regelmäßig Verwirrung darüber herrscht, für was Microsoft 365 denn nun konkret steht. Schließlich können damit ein paar webbasierte Consumer-Anwendungen ebenso gemeint sein, wie ein umfassendes Enterprise-Paket inklusive Lizenzen für Windows und Office-Anwendungen sowie einer Reihe von Storage-, Security- und Management-Tools.

“Microsoft würde sagen, dass es die Grundlage für modernes Arbeiten ist”, läutet Jason Wong, Distinguished VP Analyst bei Gartner, seine Definition der Productivity Suite ein und fügt hinzu: “Microsoft 365 bietet Unternehmen eine Möglichkeit, die Office-Produkte strategischer einzusetzen – als ein Set von Technologien.”

Obwohl Gartner bei Enterprise-Kunden auch ein steigendes Interesse an anderen Produktivitäts-Suites – insbesondere Google Workspace – feststelle, sei Microsoft mit seinem 365-Angebot ein dominierender Akteur am Markt mit einer gefestigten Position innerhalb der Unternehmenslandschaft: “Das ist zum Teil auch auf die langjährige On-Premises-Nutzung der Office-Produkte zurückzuführen”, so der Analyst.

Neben Google sieht sich Microsoft jedoch mit einer Vielzahl weiterer Wettbewerber konfrontiert, wenn es um Produktivität geht. Zum Beispiel:

• Slack,





• Zoom,





• Notion oder





• Zoho.

Die Angebote dieser Anbieter konkurrieren mit einzelnen Microsoft-365-Apps, erweitern jedoch ebenfalls ihr Produktportfolio mit dem Ziel, zum digitalen Knotenpunkt in Unternehmen zu werden. Laut Gartner-Mann Wong muss das jedoch nicht unbedingt zum Nachteil gereichen: “Für gewöhnlich gibt es in diesem Bereich kein Entweder-Oder. Statt um Verdrängung geht es bei vielen dieser Tools eher um Koexistenz.”

Microsoft-365-Versionen und -Preise im Überblick

Weil Microsoft 365 als Abonnement verkauft wird, fallen monatliche oder jährliche Gebühren für jeden Benutzer an. Solange das Abo aufrechterhalten respektive bezahlt wird, sind alle Software-Updates und -Upgrades ohne Aufpreis enthalten.

Wir konzentrieren uns im Folgenden auf die wichtigsten Versionen von Microsoft 365. Das sind:

• Microsoft 365 Enterprise ist in den Konfigurationen E3 EWR und E5 EWR verfügbar. Diese Optionen richten sich an Großunternehmen mit mehr als 300 Mitarbeitern. Der E3-Plan kostet 34,90 Euro pro Benutzer und Monat und umfasst Nutzerlizenzen für Windows 11 Enterprise sowie eine lange Liste von Office-Apps für Desktop- und Mobilgeräte sowie Services wie Exchange, Sharepoint, Onedrive und Sicherheits-Tools. Der E5-Plan kostet 55,22 Euro pro Benutzer und Monat und bietet darüber hinaus erweiterte Security-, Compliance- und Analytics-Funktionen. Der E7-Plan beinhaltet laut Microsoft sämtliche Security- und Compliance-Tools des E5-Plans – ergänzt um KI-Funktionen und die Entra Suite. Das kostet 91,90 Euro pro Benutzer und Monat.





• Microsoft 365 Business richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen mit maximal 300 Benutzern und steht in den Versionen Basic, Standard und Premium zur Verfügung. Die Basic-Stufe für 5,20 Euro pro Monat und Benutzer umfasst dabei lediglich die Web- und Mobile-Versionen der Office-Anwendungen sowie OneDrive und essenzielle Services wie SharePoint und Exchange. Der Standard-Plan für 10,83 Euro erweitert die Auswahl um einige zusätzliche Apps wie Clipchamp und Loop. Das Premium-Paket für 19,06 Euro enthält zusätzlich erweiterte Sicherheits- und Management-Funktionen. Bei Microsoft 365 Apps for Business handelt es sich um eine „Nur-Apps-Version“ von M365. Sie umfasst für 9,10 Euro pro Monat und Benutzer die Desktop-Apps Word, Excel, Powerpoint, Outlook sowie Onedrive. Im Gegensatz zu Microsoft 365 Enterprise enthält M365 Business zur Zeit auch Microsoft Teams.





• Die Pakete Microsoft 365 F1 und F3 richten sich an Mitarbeiter mit direktem Kundenkontakt oder solche, die in Service und Produktion tätig sind. Die günstigeren Pakete – F1 kostet 1,90 Euro pro Benutzer und Monat, F3 verursacht monatliche Kosten von 6,93 Euro – bieten Security auf Enterprise-Niveau, setzen jedoch ausschließlich auf webbasierte und mobile Applikationen.





• Die Consumer-Versionen Microsoft 365 Family, Single, Basic und Free decken eine Bandbreite von (tatsächlich) kostenlos bis zu 219 Euro pro Jahr ab. Die Free-Variante stellt dabei das absolute Minimum dar und ist auf eine Handvoll Web- und Mobile-Apps sowie eine werbefinanzierte Version von Outlook beschränkt.

Unternehmenskunden können M365-Komponenten auch separat erwerben. Microsoft verkauft auch weiterhin Windows 11 Enterprise, Windows 11 Pro, Enterprise Mobility und Security (EMS) sowie Services wie Exchange Online und SharePoint Online „à la carte“. Sämtliche Inhalte eines Microsoft-365-Abonnements einzeln zu erwerben, kommt im Regelfall zwar immer teurer, ist aber unter Umständen für Anwenderunternehmen attraktiv, die sich nicht vollständig auf Microsoft festlegen wollen.

Microsoft-365-Add-ons

Nachdem Microsoft seine Collaboration-App Teams inzwischen wegen kartellrechtlicher Untersuchungen der Europäischen Union aus seinen M365-Enterprise-Plänen weltweit entfernt hat, steht Teams in diesem Rahmen lediglich als zubuchbares Add-on zur Verfügung – für zusätzliche 7,40 Euro pro Benutzer und Monat. Das ist jedoch nur ein Beispiel aus einer langen und wachsenden Liste optionaler, kostenpflichtiger Erweiterungen für Microsoft 365. Diese können die monatlichen Kosten schnell in ungeahnte Höhen treiben.

Dazu gehören beispielsweise:

• Der KI-Assistent Copilot für Microsoft 365 für zusätzliche 26,00 Euro pro Benutzer und Monat. 





• Das Low-Code-Entwicklungs-Tool Power Apps Premium für mindestens 10,40 Euro pro Benutzer und Monat (kostenlose Entwicklerkonten).





• Das Analytics-Tool Power BI Premium ab 12,10 Euro pro Benutzer und Monat.





• Die Security- und IAM-Lösung Entra Suite für mindestens 10,40 Euro pro Benutzer und Monat.

Microsoft-365-Glossar

Beim Blick auf die Preispläne von Microsoft 365 (und seinen Add-ons) begegnen Ihnen diverse Apps und Dienste. Im Folgenden ein kurzer Überblick über die wichtigsten Produkte im M365-Universum.

Kern-Apps und -Services

• Word: Textverarbeitungs-App;





• Excel: Tabellenkalkulations-App;





• PowerPoint: Präsentations-App;





• Outlook: E-Mail-, Kalender- und Kontakt-App;





• OneNote: Notizen-App;





• Teams: Gruppenchat- und Videokonferenz-App (nicht in Enterprise-Plänen enthalten);





• OneDrive: Cloud-Speicher;





• SharePoint: Business-Plattform um Inhalte zu teilen;





• Exchange: Hosting-/Management Service für Unternehmens-E-Mails, -Kalender und -Kontakte;





• Windows: Desktop-Betriebssystem (nur in M365 E3- und E5-Plänen enthalten);

Zusätzliche Apps und -Services

• Access: Datenbank-App (nur Windows);





• Bookings: App für Terminplanung und -management;





• Clipchamp: App zur Videobearbeitung;





• Delve: Such-App für M365 (wird Mitte Dezember 2024 eingestellt);





• Forms: App, um Umfragen und Formulare zu erstellen;





• Lists: Spreadsheet- und Work-Tracking-App;





• Loop: Shared-Workspace-App;





• Publisher: Desktop-Publishing-Anwendung (nur Windows, wird im Oktober 2026 eingestellt);





• Planner: Work-Management-App;





• Power Apps: Low-Code-Entwicklungsplattform;





• Power Automate: Workflow-Automatisierungsanwendung;





• Power BI Pro: Analytics- und Datenvisualisierungs-App;





• Stream: Streaming- und Sharing-Plattform für Videoinhalte;





• Sway: Publishing-App für Präsentationen, Berichte und Newsletter;





• Teams Telefon: Enterprise-Telefoniedienst für Microsoft Teams (zusätzliche monatliche Gebühr pro Benutzer);





• To Do: Task-Management-App;





• Visio: Diagramm- und Vektorgrafik-App;





• Viva Amplify: App für Employee Communication Management;





• Viva Connections: Intranet-App;





• Viva Engage (ehemals Yammer): Enterprise Social Network App;





• Viva Glint: App für Mitarbeiterumfragen und -Feedback;





• Viva Goals: App zur Zielverfolgung;





• Viva Insights: App für Produktivitäts- und Wellbeing-Analysen;





• Viva Learning: Lern-App;





• Viva Pulse: Self-Service-App für Teamleiter, um Mitarbeiter-Feedback einzuholen;

Security und Management

• Defender: Enterprise Security Apps und Services (aber auch eine Security-App für Consumer);





• Entra (ehemals Azure Active Directory): Sammlung von Tools für die Identitäts- und Zugriffsverwaltung in Unternehmen, einschließlich Entra ID;





• Intune: Sammlung von Endpoint-Management-Tools für Unternehmen;





• Priva: Data-Privacy-Management-Tools für Unternehmen;





• Purview: Sammlung von Tools für Data Governance, Security, Risikomanagement und Compliance;

Dieser Artikel ist im Original bei unserer Schwesterpublikation Computerworld.com erschienen.