Verwaltungsdigitalisierung stockt: Reifegrad 4 nur in jeder siebten Behörde

Das und , Regional Vice President Public Sector bei UiPath, zeigt dieses Ergebnis, dass „die öffentliche Verwaltung kein Erkenntnisproblem, sondern ein Umsetzungsproblem hat. Fast die Hälfte der Verwaltungsaufgaben könnte automatisiert werden, tatsächlich ist es aber erst knapp ein Viertel. Der nächste Digitalisierungsschub entsteht daher nicht durch weitere Einzellösungen, sondern durch orchestrierte End-to-End-Prozesse, in denen Menschen, Fachverfahren, Daten, Roboter und KI-Agenten kontrolliert zusammenarbeiten.“

Immerhin ein Drittel der Behörden führt 2026 aktiv Digitalisierungsprojekte durch, weitere 29 Prozent planen die nächste Welle für 2027. Die Vorhaben sind breit angelegt, in knapp drei Viertel der Fälle hierarchieübergreifend (74 Prozent) und mit externer Begleitung (73 Prozent). Doch es gibt ein Gefälle nach Behördengröße: Während 40 Prozent der Häuser mit 1000 und mehr Beschäftigten Projekte aktiv realisieren, sind es nur 19 Prozent der kleineren Behörden mit weniger als 250 Beschäftigten.

Ob die Projekte tatsächlich Wirkung entfalten, weiß häufig niemand, da nur elf Prozent den Digitalisierungserfolg systematisch und weitere 29 Prozent gelegentlich messen. Über ein Viertel der Befragten (26 Prozent) verzichtet auf eine Erfolgskontrolle. Dabei zeigt sich: Wer die Digitalisierung verantwortet, misst sie häufiger: Kontrollieren 58 Prozent der IT- und Digitalisierungsverantwortlichen den Fortschritt, sind es bei der Fachverwaltung nur 42 Prozent.

IT-Infrastruktur-APIs und Register als Reifegrad-4-Verhinderer

Der langsame Fortschritt auf dem Weg zu Reifegrad 4 ist vor allem auf Defizite in der IT-Infrastruktur zurückzuführen: Die Hälfte der Behörden bewertet diese im Hinblick auf OOP und Reifegrad 4 als „schlecht“ oder „sehr schlecht“, nur 21 Prozent als „gut“ oder „sehr gut“. APIs haben ebenfalls erst 49 Prozent, und Interoperabilität mit anderen Behörden besteht nur in 44 Prozent der Fälle. Gerade einmal sieben Prozent nutzen zudem standardisierte Datenmodelle wie XÖV; lediglich 17 Prozent können Datensätze systemübergreifend eindeutig identifizieren.

Dramatisch ist die Lage bei den Registern, von denen nur acht Prozent Once-Only-fähig sind. Über ein Viertel der Behörden (27 Prozent) führt ihre wichtigsten Register auf Papier, 38 Prozent verwalten sie in Excel. Als größte Hürden nennen 36 Prozent der Befragten technische Defizite und ein Drittel den Personalmangel.

EfA und Cloud: Akzeptanz hoch, Umsetzung ausbaufähig

Der „Einer für alle“-Ansatz (EfA) soll die Verwaltung von Mehrfacharbeit befreien: Hat eine Behörde eine funktionsfähige Lösung entwickelt, stellt sie diese anderen zur Nachnutzung bereit. 86 Prozent der Behörden bewerten das Modell prinzipiell positiv, doch die Bilanz bei der Umsetzung ist ernüchternd. Erst magere 19 Prozent nutzen EfA-Lösungen oder stellen sie bereit. Lediglich 18 Prozent derjenigen mit EfA-Praxiserfahrung beurteilen die Gebrauchsfähigkeit als „gut“ oder „sehr gut“, 14 Prozent dagegen als „schlecht“ oder „sehr schlecht“ und 37 Prozent als „eher schlecht“. Als größte Bremsen werden rechtliche Unsicherheiten (39 Prozent), fehlende Standards (37 Prozent) und föderale Unterschiede (35 Prozent) genannt.

Weniger zäh verläuft die Cloud-Adaption. Immerhin 39 Prozent der Behörden nutzen inzwischen Cloud-Dienste, weitere 22 Prozent planen dies. Die mit Abstand größte Hürde für den Cloud-Einsatz sind Datenschutzanforderungen wie die DSGVO (59 Prozent), gefolgt von Unsicherheiten bei der Datenhoheit (43 Prozent) und der Informationssicherheit (41 Prozent). Auffallend ist, dass Behördenleitende (78 Prozent) und IT-Verantwortliche (76 Prozent) deutlich häufiger angeben, Cloud-Dienste zu nutzen oder den Einsatz zu planen, als die Leitungsebene (63 Prozent) und die Fachverwaltung (64 Prozent).

Deutsche Verwaltungscloud mit Zufriedenheitsdefizit

Die 2025 gestartete , SVP Sales, Marketing, BDM für Public-/KRITIS-Branchen bei Materna, ist jedoch davon überzeugt, dass „die Deutsche Verwaltungscloud ein wichtiger Baustein für eine souveräne, leistungsfähige und anschlussfähige Verwaltungs-IT werden kann. Entscheidend ist, dass sie nicht als isolierte Infrastruktur gedacht wird, sondern als Teil eines offenen Ökosystems mit klaren Standards, interoperablen Plattformen und hoher Wechselfähigkeit.“

KI-Einstieg gemacht, Kompetenzlücken bremsen

Neben der Infrastruktur und der Cloud rückt Künstliche Intelligenz (KI) zunehmend in den Fokus. Erfreulich ist, dass 29 Prozent der Behörden entsprechende Werkzeuge bereits nutzen und 17 Prozent die Einführung in den nächsten zwei Jahren planen. Häuser mit 1000 und mehr Beschäftigten (35 Prozent) liegen beim KI-Einsatz klar vor kleineren Verwaltungen unter 250 Beschäftigten (22 Prozent). Dominant sind generative KI und Large Language Models (LLMs) mit 55 Prozent, gefolgt von intelligenter Dokumentenverarbeitung (35 Prozent). Eingesetzt werden die KI-Tools vorrangig für das Dokumenten- und Aktenmanagement (41 Prozent), im Bürgerservice (36 Prozent) und zur Antragsbearbeitung (35 Prozent).

Auch KI-Agenten kommen gut an. Acht von zehn Behörden, die KI nutzen, bewerten ihren Einsatz positiv. „KI-Agenten können in der Verwaltung zum Produktivitätssprung werden, aber nur, wenn sie nachvollziehbar, sicher und steuerbar eingesetzt werden. Gerade in den Bereichen Antragsprüfung, Fallvorbereitung, Dokumentenverarbeitung und Bürgerkommunikation liegt enormes Potenzial. Entscheidend ist, dass KI-Agenten nicht als Black Box arbeiten, sondern in klare Governance, menschliche Entscheidungen und revisionssichere Prozesse eingebettet sind“, verdeutlicht UiPath-Manager Moeller. Ähnlich argumentiert Rosenboom: „KI entfaltet in den Behörden besonders dort ihre Wirkung, wo Wissen, Dokumente und Prozesse zusammengeführt werden. Der nächste Schritt ist, KI sicher, nachvollziehbar und souverän in bestehende Fachlichkeit zu integrieren, mit klaren Leitplanken und spürbarem Nutzen im Verwaltungsalltag.“

Wie berechtigt diese Forderungen sind, belegen konkrete Hemmnisse. Als größtes gilt wie schon bei der Cloud der Datenschutz (48 Prozent), gefolgt von Halluzinationen (35 Prozent) und Haftungsrisiken (32 Prozent). Das größte Problem ist jedoch, dass nur 31 Prozent der Behörden nach eigener Einschätzung in ausreichendem Maß über die notwendigen Daten- und KI-Kompetenzen verfügen und somit KI-Initiativen ohne gezielte Qualifizierungsoffensive zu versanden drohen.

Digitale Portale als Frage staatlicher Handlungsfähigkeit

Die Studie lenkt den Blick auch auf eine gesellschaftspolitisch brisante Zukunft. Sollte der demografische Wandel dazu führen, dass kleine Kommunen ihr Bürgeramt in fünf bis zehn Jahren nicht mehr betreiben können, müssen digitale Portale rechtzeitig als Ersatz bereitstehen. Falls nicht droht ein Staatsversagen im digitalen Raum. 69 Prozent der Behörden halten diese Gefahr für real, davon 36 Prozent für groß bis sehr groß. Kleine Verwaltungen unter 250 Beschäftigten schätzen dabei das Risiko mit 46 Prozent deutlich höher ein als große Häuser (30 Prozent). Am meisten alarmiert sind die IT-Verantwortlichen (46 Prozent), am wenigsten die Leitungsebene (30 Prozent) Das zeigt: Die Digitalisierung der Verwaltung entscheidet über die Handlungsfähigkeit des Staates.

Studiensteckbrief

Herausgeber: CIO und COMPUTERWOCHE

Studienpartner: 

Grundgesamtheit: Oberste (IT-)Verantwortliche in Unternehmen der DACH-Region: Beteiligte an strategischen (IT-)Entscheidungsprozessen im C-Level-Bereich und in den Fachbereichen (LoBs); Entscheidungsbefugte sowie Experten und Expertinnen aus dem IT-Bereich

Teilnehmergenerierung: Persönliche E-Mail-Einladung über die Entscheiderdatenbank von CIO und COMPUTERWOCHE sowie – zur Erfüllung von Quotenvorgaben – über externe Online-Access-Panels

Gesamtstichprobe: 316 abgeschlossene und qualifizierte Interviews

Untersuchungszeitraum: 12. bis 21. März 2026

Methode: Online-Umfrage (CAWI) Fragebogenentwicklung & Durchführung: Custom Research Team von CIO und Computerwoche in Abstimmung mit den Studienpartnern